Updated Board Meeting Participation Policies

Commencing with the October 12, 2021, board meeting, members who desire either singularly or as a spokesperson for a group of concerned members will have an opportunity to submit, one week in advance, a request to speak at the next board meeting describing the subject matter they wish to address, in as much detail as possible. The Board of Directors will confirm receipt of the request and allocate time at the ensuing board meeting whereby the member can orally follow up on the written request. 

Requests should be e-mailed to the Board of Directors using this address:  admin@wattlesfarm.com; in the alternative, or in addition to, requests can be placed in the designated lockbox on the Wattles Farm Tool Shed, one (1) week prior to the next scheduled board meeting. Members should submit their written requests in the form attached to this Memorandum.  Additional copies of the form will be available at the Lock Box.  

Reasonable efforts will be made to accommodate all requests for each board meeting; however, if the number of requests is excessive for any meeting, some matters may be deferred to a subsequent meeting. The board will use its best efforts to ensure that the requests are allocated in the order received; however, if a particular matter is deemed by the board to be urgent, it may be placed on the board agenda out of order. 

At the board meeting, the requesting member will have three (3) minutes of floor to elaborate on their issue.  In the board’s discretion, this time could be extended, not to exceed five (5) minutes.  However, in order to accommodate all requests, the three (3) limit limitation will be strictly enforced.  Any response or action taken by the board in response to the member’s request will be communicated in a timely manner.

Additionally, in order to further the policy of access for all, if multiple members have substantially the same issue they wish to address, they should appoint an individual spokesperson to attend the meeting on their behalf.  If attending as an individual spokesperson on behalf of a group of members, please list all members you are representing, and have each of them initial their authorization for you to do so on the Request form.

It is your board’s intention and sincere hope that this method will give all members equal and adequate time to bring matters to the board’s attention so that they may be addressed in a timely manner. 

Should any member have questions about this policy, please direct them to the board as a whole or any individual board member.

We are looking forward to a prosperous year at Wattles Farm and hope you all are enjoying our beautiful weather. 

Thank you, 

Your Board of Directors

Начиная с заседания совета директоров 12 октября 2021 г., члены, которые желают выступить индивидуально или выступать в качестве представителя группы заинтересованных членов, получат возможность за неделю до этого подать заявку на выступление на следующем заседании совета директоров с описанием того, что они хотят рассмотреть, как можно более подробно. Совет директоров подтвердит получение запроса и выделит время на следующем заседании совета директоров, на котором член может устно более детально рассказать о том, что было в запросе.

Запросы следует направлять в Совет Директоров по электронной почте по этому адресу: admin@wattlesfarm.com; в качестве альтернативы или в дополнение, запросы могут быть помещены в специальный закpытый ящик, находящийся в помещении хранилища инструента за одну (1) неделю до следующего запланированного заседания совета директоров. Члены должны подавать свои письменные запросы заполнив форму, прилагаемую к настоящему Меморандуму. Дополнительные копии формы будут в специальном ящике тоже.

Будeм стараться удовлетворить все запросы полученные к каждому заседанию совета директоров; однако, если количество запросов на какое-либо собрание будет много, некоторые запросы могут быть перенесены на следующее заседание . Правление сделает все возможное, чтобы запросы распределялись в порядке поступления; однако, если какой-либо конкретный вопрос будет сочтен советом бо;ее срочным, он может быть внесен в повестку дня совета заседания вне очереди.

На собрании совета директоров члену будет предоставлено три (3) минуты для подробного обсуждения своего вопроса. По усмотрению Правления это время может быть увеличено до 5 (пяти) минут. Однако, чтобы удовлетворить все запросы, 3 минуты ограничение будет строго соблюдаться. О любом решении, совета директоров в ответе на запрос члена, будет сообщено своевременно.

Кроме того, чтобы дать возможность всем членам принять участие в этом новом мероприятии, если несколько членов имеют по существу одну и ту же проблему, которую они хотят решить, им надо выбрать одного представителя для участия в собрании от их имени. Если он будет выступать от группы участников, он должен назвать имена всех участников, которых он представляет, и каждый из них должен подписать свое разрешение на это в форме запроса.

Правление надеется, что этот метод даст возможность всем членам равное и достаточное время, чтобы довести вопросы до сведения правления, чтобы они могли быть решены своевременно.

Если у кого-либо из членов возникнут вопросы по поводу этого обновления, можете направить их всему правлению  или любому отдельному члену правления.

Мы с нетерпением ждем успешного года в Wattles Farm и надеемся, что вы все будите наслаждаться обстановкой в нашем прекраснoм садy.

Спасибо,

Ваш Совет Директоров

Download the BOARD MEETING PARTICIPATION REQUEST

Updated Board Meeting Participation Policies

Обновленная Политика Участия В Заседаниях Совета